Gestión del conocimiento, que gran concepto y cuan difícil de hacer funcionar. De todos los sitios en los que he estado solo funcionaba realmente bien en uno de ellos, a pesar de que el programa que se utilizaba era horrendo, probablemente funcionaba porque era un proyecto muy grande y muy exigente y la gestión del conocimiento era una necesidad.
El objeto de la gestión del conocimiento es el compartir entre todos los integrantes del equipo o de la empresa las mejores prácticas en el trabajo, los trucos, etc, de tal forma que poco a poco se vaya mejorando la calidad del trabajo que se realiza. Es una parte importante de la industrialización del desarrollo, ya que ayuda a que fluya la información en el equipo.
Hay una serie de características que considero son importantes para que la gestión del conocimiento funcione correctamente:
– Facilidad de búsqueda de la información.
La gestión del conocimiento en email o en documentos ofimáticos compartidos en una carpeta de red no suele funcionar bien, ya que suele ser difícil de encontrar el contenido que queremos. Suele funcionar mejor el empleo de Wikis o herramientas de trabajo en grupo, que suelen proporcionar búsquedas por texto libre más eficientes y la posibilidad de clasificar los contenidos para poder realizar una búsqueda más precisa que con la simple búsqueda por texto libre.
Yo suelo utilizar tres ejes de catalogación:
- Cliente
- Tecnología
- Tipo de contenido
– Facilidad de creación de la información.
Cuanto más sencillo sea el poder crear los documentos más fácil será que la gente colabore. Los Wikis suelen llevar una codificación que, aunque más complejo que un documento ofimático, no suele ser excesivamente compleja.
– Hacer participar al equipo
Esta parte es la más complicada de todas. Me he encontrado con varios tipos de actitudes entre los compañeros:
- Los entusiastas que colaboran, que suelen ser los menos, y al final se cansan de solo escribir ellos.
- Los entusiastas que no colaboran, con una actitud de que me cuenten cosas, pero yo no cuento.
- Los neutrales, que ni les va ni les viene.
- Los críticos, estos suelen ser los menos, normalmente es alguien que pierde privilegios o notoriedad.
Es muy importante hacer partícipe a todos los compañeros en la gestión del conocimiento y la mejor manera es reconociendo el mérito y propiciando que se introduzcan contenidos en el gestor. El merito puede ser algo a tener en cuenta en las evaluaciones anuales.
Muchas veces hay compañeros que hacen pequeños documentos que los mueve entre un circulo reducido. Estos documentos hay que propiciar que si hace falta se completen y se pongan en el gestor.
También suele haber situaciones en las que algún compañero pregunta alguna duda, si se ve que esa duda no está resuelta en el gestor de conocimiento y es interesante que esté, se puede dedicar un poco de tiempo a añadirlo, como digo siempre, sin que esto afecte a los compromisos adquiridos.
– Velar por la coherencia
Uno de los problemas de la gestión de contenidos es que se puede convertir en una amalgama de textos sin sentido. Es por ello que es importante que exista la figura del editor, que verifique, de coherencia y oficialice los contenidos introducidos.