Gestión del conocimiento

Gestión del conocimiento, que gran concepto y cuan difícil de hacer funcionar. De todos los sitios en los que he estado solo funcionaba realmente bien en uno de ellos, a pesar de que el programa que se utilizaba era horrendo, probablemente funcionaba porque era un proyecto muy grande y muy exigente y la gestión del conocimiento era una necesidad.

El objeto de la gestión del conocimiento es el compartir entre todos los integrantes del equipo o de la empresa las mejores prácticas en el trabajo, los trucos, etc, de tal forma que poco a poco se vaya mejorando la calidad del trabajo que se realiza. Es una parte importante de la industrialización del desarrollo, ya que ayuda a que fluya la información en el equipo.

Hay una serie de características que considero son importantes para que la gestión del conocimiento funcione correctamente:

– Facilidad de búsqueda de la información.

La gestión del conocimiento en email o en documentos ofimáticos compartidos en una carpeta de red no suele funcionar bien, ya que suele ser difícil de encontrar el contenido que queremos. Suele funcionar mejor el empleo de Wikis o herramientas de trabajo en grupo, que suelen proporcionar búsquedas por texto libre más eficientes y la posibilidad de clasificar los contenidos para poder realizar una búsqueda más precisa que con la simple búsqueda por texto libre.

Yo suelo utilizar tres ejes de catalogación:

  • Cliente
  • Tecnología
  • Tipo de contenido

– Facilidad de creación de la información.

Cuanto más sencillo sea el poder crear los documentos más fácil será que la gente colabore. Los Wikis suelen llevar una codificación que, aunque más complejo que un documento ofimático, no suele ser excesivamente compleja.

– Hacer participar al equipo

Esta parte es la más complicada de todas. Me he encontrado con varios tipos de actitudes entre los compañeros:

  • Los entusiastas que colaboran, que suelen ser los menos, y al final se cansan de solo escribir ellos.
  • Los entusiastas que no colaboran, con una actitud de que me cuenten cosas, pero yo no cuento.
  • Los neutrales, que ni les va ni les viene.
  • Los críticos, estos suelen ser los menos, normalmente es alguien que pierde privilegios o notoriedad.

Es muy importante hacer partícipe a todos los compañeros en la gestión del conocimiento y la mejor manera es reconociendo el mérito y propiciando que se introduzcan contenidos en el gestor. El merito puede ser algo a tener en cuenta en las evaluaciones anuales.

Muchas veces hay compañeros que hacen pequeños documentos que los mueve entre un circulo reducido. Estos documentos hay que propiciar que si hace falta se completen y se pongan en el gestor.

También suele haber situaciones en las que algún compañero pregunta alguna duda, si se ve que esa duda no está resuelta en el gestor de conocimiento y es interesante que esté, se puede dedicar un poco de tiempo a añadirlo, como digo siempre, sin que esto afecte a los compromisos adquiridos.

– Velar por la coherencia

Uno de los problemas de la gestión de contenidos es que se puede convertir en una amalgama de textos sin sentido. Es por ello que es importante que exista la figura del editor, que verifique, de coherencia y oficialice los contenidos introducidos.

Jugar en primera o jugar en segunda

En mi vida profesional he estado en varias empresas que querían o necesitaban crecer. No me refiero solo a crecer de tamaño, sino sobre todo crecer en la importancia de los proyectos que realizaba. Pasar de proyecto pequeños, relativamente auxiliares para los clientes, a proyectos más grandes y más críticos (y consiguientemente con más exigencia). En varios casos los objetivos no se cumplieron y las cosas acabaron como el rosario de la aurora.

En uno de estos sitios un jefe me hizo un símil con los equipos de fútbol. Del club que va haciendo bien las cosas y va subiendo de categoría. Según el en cada subida de categoría había que ir desprendiéndose de los jugadores que no tenían nivel para la nueva categoría. No todos valen para jugar en primera.

Yo no voy a ser tan drástico, de decir que hay que despedir a toda la plantilla, pero si que creo que hay que adecuar, tanto el equipo humano, como los métodos de trabajo y los medios materiales a los nuevos requisitos.

Lo que si que me he encontrado en, desgraciadamente, demasiadas ocasiones es que los compañeros no son capaces de asimilar esa nueva situación y lo que implica. Siguen con sus niveles de exigencia habituales, sin darse cuenta que no se adaptan a los niveles de los nuevos proyectos.

Y probablemente por parte de la jefatura, bien de la empresa, bien del proyecto, en esos casos no se fue capaz de hacer ver al equipo que si se seguía por el mismo camino, que efectivamente había venido siendo suficiente, con los nuevos niveles de exigencia, se corría el riesgo de fracasar, como así fue en varios casos.

Me parece de vital importancia el trasladar al equipo de trabajo cuales son los requisitos que se nos va a exigir por cada nuevo cliente o nuevo proyecto, para que todo el mundo, por lo menos sea consciente de por que rasero se les va a medir.

Creo que esto es, cuanto menos, algo menos dramático que el cambio de equipo humano, que es la siguiente opción, bueno o directamente el fracaso colectivo.

Este planteamiento creo que encaja bastante bien con todos los temas de marcas personales o tu modelo de negocio, que se está teniendo cierto auge, sobre todo con la crisis actual, que ha obligado a mucha gente a salir de su zona de confort y tener que replantearse su vida, por lo menos la profesional.

¿Para quien trabajas?

En estos últimos días me he hecho con dos libros sobre Marca personal. El primero de ellos es «50 claves para hacer de usted una marca» de Tom Peters, que fue el precursor de esta corriente de la marca personal. El otro es «Marca personal, como convertirse en la opción preferente» de Andrés Pérez Ortega, que es un libro bastante más filosófico, pero que al ser de un español resulta más cercano. Además trabajó en el sector retail, y hace algunos paralelismos con las marcas blancas, lo que en mi caso lo hace todavía más cercano.

Me ha resultado relativamente fácil el llegar a esta filosofía de trabajo, porque por la propia inercia del trabajo ya había llegado a algunos de los postulados.

Trabajos vitalicios

Uno de los planteamientos que se hace en la marca personal es el de que los trabajos de oficina como los de nuestros padres, que empezaban en una empresa y en esa empresa se acababan jubilando, ya no existen. Mi sector es el de la informática, en el que el cambio de empresa es algo que está a la orden del día. Así que cuando empiezas a leer esos libros y empiezan con estos planteamientos no es nada complejo el sentirse interesado.

No me malinterpretéis, nunca he entrado a trabajar en una empresa pensando en que no me voy a jubilar ahí. Aunque en tu foro interno lo sepas. Y además creo que es contra producente.

No comparto algunas filosofías de que «como estoy de paso para que esforzarme». Esos planteamientos lo que hacen es crearte una marca personal poco positiva: de vago, poco implicado, etc. Ninguna cualidad positiva.

Seguro que más de uno se ha encontrado en ocasiones con que en su empresa han entrevistado a alguien conocido y le han pedido su opinión. ¿Te interesa que digan de ti que eres un vago? ¿Un agitador? ¿Un…?

¿No debiéramos de preocuparnos un poco más de que es lo que queremos que digan de nosotros? ¿No debiéramos de preocuparnos un poco más de nuestra marca personal?

Ser la opción preferente

He trabajado en algún sitio en el que existía la filosofía en la dirección de la empresa, de que ellos no distinguían a un programador de otro, por eso les daba igual a quien poner o quitar. Así que cuando Andrés te habla de eso mismo en su libro, no resulta difícil sentirse identificado.

Porque yo no soy igual que mis compañeros, no lo digo con desprecio, todo lo contrario, soy diferente, en algunas cosas mejor y en otras peor. Tengo que resaltar las cosas en las que soy mejor e intentar mejorar en las que soy peor. Es decir, aplicar los mismos principios que las empresas.

En uno de los primeros trabajos que tuve, pasamos por alguna dificultad y se contrató un gerente, vamos a decir, profesional. Nos hizo una reflexión que me pareció muy importante. A diferencia de por ejemplo un astillero o los altos hornos en los que la empresa cuenta con una infraestructura importante, en el sector de la informática y concretamente en el de desarrollo de aplicaciones, la infraestructura necesaria es mínima y fácil de conseguir. Una mesa, una silla y un ordenador con conexión a Internet es suficiente. El principal activo de este tipo de empresas son las personas.

He visto muchas ocasiones contratar o seleccionar a personas con nombres y apellidos, incluso he sido partícipe en algunas de esas operaciones, alguna vez siendo yo el contratado/seleccionado y en otras siendo yo el que he contratado o pedido a alguien con nombres y apellidos. Es decir un planteamiento de «hay mucha gente en el mercado, pero quiero a fulano o mengano, que le conozco y me gusta como trabaja».

Soy mi propia empresa

No en el sentido de ser un autónomo, o de ser una S.L. sino en la de aplicar las mismas técnicas que emplean las empresas, aunque sea un trabajador por cuenta ajena y mi «cliente» sea mi empresa.

Tener claro cual es el producto que vendo, tener un plan a corto y medio plazo de donde quiero estar situado en el mercado, tener un plan de como vender mi producto, tener un plan de formación (dentro de una año ¿voy a poder seguir vendiendo mi producto? o ya no lo va a necesitar nadie y tengo que formarme para vender otra cosa), tener claro que imagen de marca quiero transmitir, es decir que ideas y sentimientos quiero que asocien a mi marca (es decir a mi persona).

A mi me leer estos libros me ha venido muy bien, porque antes del verano el proyecto en el que estaba se había acortado y mi jefe me preguntó a ver que quería hacer para intentar buscar donde encajarme. Y no supe muy bien que contestarle. Solo tenía clara una cosa, quería hacer algo de lo que sentirme orgulloso (Ya lo se, me he saltado la regla de no hablar de mi actual empresa…).

Pero no era fácil responder a preguntas sencillas como ¿que «producto» les puedo ofrecer? ¿que me gustaría estar haciendo dentro de una año? ¿Que necesito para conseguirlo, me hace falta formación?

Es fácil responder a preguntas de tipo curriculum: ¿Quien soy? ¿Que se? ¿Que he hecho?, pero no tan fácil a estas preguntas con más enjundia.

Hagamos cosas asombrosas

Este planteamiento que hace Tom Peter me parece muy interesante. Vamos a hacer proyectos asombrosos y si no lo son los convertimos. Encaja perfectamente con mi planteamiento de querer hacer cosas de las que me sienta orgulloso. Aunque tampoco creo que sea sano el estar buscando constantemente el subidón del estar haciendo cosas asombrosas, también creo que es bueno el dejar reposar las cosas para que se asienten y sobre ellas construir nuevas cosas asombrosas. Y no siempre un peñazo de proyecto se puede convertir en algo asombroso, pero si creo que es bueno intentarlo. Caer en el derrotismo de ni siquiera intentarlo seguro que bueno no es.

Hace algún tiempo me dejaron un libro sobre uno de los responsables de Irizar, la cooperativa que construye autobuses. Este hombre (Saratxaga) consigue coger una empresa en crisis y por la que no daban un duro y convertirla en un referente en su sector. Comentaba que los clientes les decían que se notaban que ahora sabían lo que querían hacer, a donde iban.

Creo que es importante que la gente haga cosas de las que se pueda sentir orgulloso y no dejarse llevar por el pesimismo, del «esto es una mierda». Reconozco que es muy difícil, y algunas veces es realmente difícil. En alguna ocasión en una empresa en la que estuve y que no pasaba por un buen momento comentaba con una compañera, con la que tenia mucha confianza, que el problema no era que no viese la botella medio llena, es que no veía la botella. No es una reflexión que se pueda hacer así en público, porque no hay que desmotivar al resto de compañeros.

Si el proyecto es una mierda y no hacemos nada por mejorarlo y nos dejamos arrastrar será todavía más mierda, y nosotros estamos ahí metidos… No es interesante.

Y esto de la marca personal ¿es bueno para las empresas?

Yo creo que si, tener gente que sabe lo que quiere y que va a tirar para conseguirlo a mi me parece importante. Puede ser que te encuentres en situaciones en los que los objetivos de alguien no encajen con los objetivos de la empresa, pero eso ha ocurrido siempre y seguirá ocurriendo.

Gente que se tome en serio su marca y que se preocupe por cuidarla, ya no solo dentro de la empresa sino con los clientes de esta, creo que es positivo.

Gente que intente convertir un coñazo de proyecto en algo interesante, porque es su negocio, de lo que come, me parece que es un actitud positiva.

En este sector hay mucha mediocridad, mucho proyecto mal planificado y peor pagado y es muy fácil encontrarse actitudes negativas, gente quemada. Es importante intentar reconducirlo.

Como me dijeron una vez: «Si tu progresas la empresa progresa, si la empresa progresa tu progresas».

Yo procuro rodearme de personas que quieran progresar, procuro rodearme de personas que quieran hacer cosas de las que sentirse orgulloso.

La importancia de los peones

Recuerdo una vez que un compañero de la universidad, que venia de la FP, me comentó que un profesor suyo les decía que por mucho arquitecto que tengas si no hay un peón que ponga un ladrillo detrás de otro el edificio no se levanta.

Este sector de la informática es un poco puñetero porque hay escasez de profesionales y los proyectos cada vez son más grandes y críticos, porque la informática cada vez está más introducida en nuestro trabajo y en nuestra vida.

He tenido compañeros de trabajo que cuando las cosas se ponían crudas, porque no se llegaba a los plazos, o la calidad no era la suficiente, comentaban que se debería contratar gente buena.

Esto aunque de primeras pueda parecer fácil, es algo no tan sencillo, por una serie de motivos:

Adecuación:

Creo que la mejor forma de explicar el tema de la adecuación es con una anécdota de la que yo fue protagonista sin saberlo, de hecho me enteré a posteriori. Un compañero de trabajo le hizo un planteamiento de este tipo a nuestro jefe: «Si Iñigo te saca las cosas adelante, porque no contratas a más como el» a lo que nuestro jefe le contestó que podría hacerlo y tener a dos más como yo, pero que no tenia trabajo de suficiente nivel para 3, así que tendría que ponernos a hacer otras cosas y al final nos aburriríamos y nos acabaríamos marchando.

No se yo si hay mucho arquitecto que se sintiese realizado poniendo ladrillos…

Es difícil encontrar gente:

En este sector es complicado encontrar gente, ya no buena, simplemente gente válida, así que como para poder fichar a mucha gente que marque diferencias.

Me entristece cuando ves a compañeros criticar a otros sin tener en cuenta las condiciones en las que realizan su trabajo. Puedes tener compañeros más o menos torpes, pero normalmente también hay trabajo para ellos. La principal cuestión, no olvidemos que estamos hablando de trabajo, es si son o no rentables.

La conclusión, en mi punto de vista, es que hay que valorar a todos los profesionales, tanto si son los jefes de proyecto como si son el becario recién llegado. Cada uno tiene sus responsabilidades y hay que valorarles conforme a como las cumplan y las condiciones en que lo han tenido que realizar.

Hay otra derivada de esta situación, que es la de cuando tienen que poner a compañeros a hacer tareas no porque estén capacitados sino porque no tienen a nadie mejor, pero eso es materia para otra entrada.

Tu eres parte de la imagen de la empresa

Una vez, en uno de mis primeros trabajos, un comercial con el que trabajábamos me dijo, un poco indignado porque veía a muchos jóvenes que no llevaban corbata: «En el momento que estás de cara al cliente eres parte de la imagen de la empresa».

En aquella época con menos de un año de experiencia no supe valorar muy bien lo que me decía, pero a lo largo del tiempo lo he podido ir comprobando. Por ejemplo he tenido algún jefe que no enviaba a compañeros al cliente, simplemente ¡porque no se afeitaban!.

Me surgen una serie de reflexiones sobre este tema de la imagen.

No controlamos los valores o criterios que otros tienen:

Nos pueden parecer o no planteamientos aberrantes, pero hay gente que piensa así, y normalmente cuantos más años tenga la otra persona es más fácil que se acerque a esa mentalidad. Y normalmente en las empresas los que toman decisiones no suelen ser recien licenciados que van al trabajo con pantalones «cagaos».

Hay que contar con ello. Creo que si quieres destacar por tu valía profesional y no por las pintas, hay que procurar ir acompasado con el sitio al que vas y la empresa a la que representas. No es lo mismo hacer una visita a un sitio en el que hay cierta informalidad en el vestir que a un sitio en el que todo el mundo va de punta en blanco. Tampoco es lo mismo si eres un diseñador que si eres un jefe de proyecto.

La delgada línea entre parecer Google o una panda de amiguetes.

Todos hemos visto esas imágenes de las oficinas de Google, con sillones de colores, futbolines, salas de masajes, etc. Y me imagino que todos hemos soñado con poder trabajar en un ambiente así. Pero ellos se pueden permitir esos lujos porque son Google, ganan mucho dinero, hacen cosas geniales y además parece que se lo pasan pipa.

En una empresa en la que trabajé había hilo musical, y desgraciadamente el altavoz estaba justo encima de mi sitio y el volumen lo ponían bastante alto, tanto es así que muchas veces, para hablar con la persona que tenia sentada enfrente, mesa con mesa, tenia que levantar la voz. Algún cliente en alguna llamada por teléfono me comentó que «vaya hilo musical más ligerito que teníamos» y eso unido a las chapuzas mayúsculas que hacíamos pues probablemente transmitíamos una imagen de panda de amiguetes haciendo una práctica de la universidad.

Si hubiésemos hecho cosas geniales probablemente la impresión que hubiésemos dado hubiese sido distinta. Por cierto esa empresa acabó cerrando.

La imagen no es solo la publicidad

Tengo la sensación de que a veces se piensa en la imagen como la publicidad, la fachada, y creo que no es solo eso. No es solo el ir bien vestido (es decir vestido acorde con la situación), también son cosas más sutiles, como transmitir una sensación de solvencia, de disponer de los medios para hacer el trabajo, en general de profesionalidad.

En una ocasión, después de más de diez años, en la empresa en la que estaba por aquella época, contratamos a uno de los primeros jefes que tuve, para que nos echara una mano en un tema colateral del proyecto que teníamos entre manos y que nosotros no teníamos suficiente nivel para abordarlo. Me encanta la profesionalidad de ese hombre, cuando le decías: «Iñigo, como podríamos hacer que…» y te contestaba con un «Eso, sin problema, montamos un …» y luego realmente era así, sin problema.

Venia con su Mac portátil, en una mochila también blanca. No como en ocasiones que he visto a gente con portátiles del pleistoceno en una maleta toda destartalada, teniendo que pedir un cable de red, etc…

Cuando hablo de transmitir una imagen, no es solo por fachada, sino porque detrás hay argumentos sólidos que sustentan esa imagen, hay medios, hay profesionalidad, hay un «Sin problema»

Aquí entramos en un área que está tomando cierta popularidad últimamente y es la de la marca personal, pero eso lo dejaré para otra ocasión. Solo un pequeño aporte, técnicamente no contratamos a Iñigo, contratamos a la empresa donde el trabajaba, pero porque estaba el… Marca personal.

Motivación y Autocensura

Cuando empiezas a escribir sobre temas profesionales, contando tus experiencias, corres el riesgo de molestar. De que ciertas personas se den por aludidas, etc.

Este grupo de entradas intentan reflejar las experiencias vividas profesionalmente y las lecciones aprendidas de ellas. No son, por supuesto, todas sino las más relevantes.

Siempre he procurado contrastar las cosas y no guiarme por las opiniones de una única persona. Me parece una actitud enriquecedora. Así que tampoco creo que nadie deba tomarse mis vivencias y opiniones como dogma de fe. No lo hago ni yo mismo, ya que cada día surgen vivencias nuevas y las opiniones pueden, y es bueno, que vayan evolucionando.

Pero si espero que puedan ayudar a reflexionar y que cada uno se forme su criterio. Sobre todo a las personas con menos experiencia profesional y que consecuentemente tienen menos puntos de referencia para formarse un criterio.

Así que me he auto impuesto una cierta «censura»:

No hablar de mi actual empresa.

Ni para bien ni para mal, por motivos obvios. Otra cosa es que ciertas experiencias vividas, positivas y negativas, haya gente que piense que se reproducen en mi actual empresa. Las opiniones son libres.

Ni siquiera las cosas que me han funcionado bien en una ocasión tienen porque funcionar bien en mi actual empresa. Son situaciones diferentes con casuísticas diferentes.

No revelar secretos

Es por un mínimo de ética profesional, aparte de por temas legales, el no revelar «secretos» o cualquier información que sea estratégica para las diferentes empresas o clientes en los que he trabajado. Así que en algunos temas soy intencionadamente un poco difuso. De todas maneras este es un blog personal, así que el objetivo es que todo el contenido, opiniones incluidas, sea personal.

Procurar ser constructivo.

He estado en situaciones en las que he tenido una cierta responsabilidad sobre un proyecto o sobre un equipo de trabajo. Se lo complicado que es, así que procuro no criticar alegremente. Que fácil se veían las cosas de «los jefes» cuando era un simple programador y que complicadas se ven cuando eres un «jefe»…

He participado en procesos de selección en los que yo era parte de los que daban su opinión y soy consciente de lo complicado que es conseguir gente buena, por el precio que les puedes pagar. Por eso intento ser constructivo, porque he visto a demasiada gente, compañeros honestos la mayoría, con responsabilidades para los cuales no estaban preparados, pero eran los mejores disponibles, y que hicieron lo posible para realizar correctamente su trabajo. Yo mismo, sobre todo al principio, he estado en puestos con responsabilidades que me superaban totalmente.

Evitar las experiencias negativas (las positivas no son problema) en las que sea muy claro quien eran los involucrados.

Procuro contar experiencias y sacar conclusiones de vivencias que se han repetido en más de una situación. Con tuerce botas todos nos hemos tropezado y seguiremos tropezándonos, de hecho en un libro leí que hasta las mejores empresas, las más punteras, tienen mínimo un 10% de gente toxica. No merece la pena malgastar mi tiempo en ellos. Prefiero dedicarlo a colaborar con los mejores.

Dime con quien andas y te diré quien eres

Quien no ha escuchado esta frase alguna vez: «Dime con quien andas y te diré quien eres»

Siempre la había escuchado en un entorno personal, de la vida privada, pero leyendo el libro «50 claves para hacer de usted una marca«, me he dado cuenta de que también se puede aplicar a los negocios. Es un concepto que había escuchado hace ya mucho tiempo, el de que «tus clientes te dan prestigio», pero no lo había unido con la sabiduría popular.

Es decir, no es lo mismo haber hecho un proyecto exitoso para un cliente muy exigente que para un cliente muy poco exigente.

Es un concepto importante a transmitir a los compañeros de trabajo con menos experiencia, que muchas veces no se dan cuenta de las implicaciones que tiene su trabajo, pensando que todo el problema se reduce a ir a la oficina. Si que es cierto que mil euros de un cliente exigente pueden comprar lo mismo que mil euros de un cliente poco exigente. Pero tu vales menos.

Una compañera de trabajo me comentó una vez que fue a hacer una entrevista y en un momento de la misma el entrevistador le dijo que muy bien, pero que en todos los sitios en los que había estado habían acabado en desastre. Eran sus primeros trabajos, de programadora y lógicamente ante ese planteamiento se quedó de piedra.

Alguna vez comentando con compañeros de trabajo este caso, se indignan porque les parece injusto. Pero es así, si estás en un proyecto, algo de responsabilidad será tuya, poco o mucha, para bien o para mal.

Es algo que la gente debería tener en cuenta. Para mi, desgraciadamente ya son varias veces en sitios diferentes que me encuentro con situaciones en las que las cosas no van bien, que hay compañeros que no se implican, o que tienen demasiada tontería y poca profesionalidad, pero hay otros compañeros que optan por reírles las gracias o directamente por no hacer nada, hasta que ocurre lo inevitable, por lo menos en las empresas pequeñas, surgen los problemas económicos.

Así que «Dime con quien andas y te diré quien eres». Yo lo tengo claro, quiero andar con los mejores.